CONCEPTO DE PROTOCOLO
El
protocolo es un conjunto de normas o reglas establecidas por decretos, leyes o
por usos, costumbres y tradiciones de obligatorio cumplimiento para favorecer
las relaciones, negociaciones, convenios e intercambios entre hombres y para
dar una imagen de cortesía, seriedad, respeto y reputación de la institución
pueblo o nación que las cumple.
Existen
diferentes acepciones sobre el protocolo:
a)
El protocolo civil: Es la regla y normativas implementadas para actos públicos
y diplomáticos del Estado, que determinan la jerarquización de personalidades
civiles.
b)
Protocolo Militar: son reglas que determinan el orden de jerarquización, en
todos aquellos actos de historia, militar u oficial.
c)
Protocolo Eclesiástico; Son las normativas que rigen los actos y celebraciones
litúrgicas.
d)
Protocolo Diplomático: son reglas y formalidades que se realizan concernientes
a las ceremonias diplomáticas entre autoridades de los estados.
El
protocolo se puede dividir:
1. Saludo
y Presentaciones.
2. El
anfitrión
3. El
invitado.
4.La
precedencia.
5. La
mesa (comportamiento y utilización de cubiertos)
6. El
protocolo diplomático.
LAS PRESENTACIONES
Tradicionalmente se realizan de menos a mayor precedencia. En estos casos la precedendencia viene establecida por el sexo y posteriormente la edad; las Sras. tienen mayor precedencia y los mayores sobre los menores. En cualquier caso y en la actualidad, el contacto entre dos personas de distinto sexo pude realizarlo cualquiera de ellas indistintamente, si bien las normas a seguir dependen del contexto social. Antiguamente las mujeres debían esperar a ser presentadas por los caballeros, además el debía ser presentado a las mujeres a no ser que fuese de una edad muy superior o jerarquía también muy superior.
Cuando hay que presentar a un grupo de personas, se plantea el problema de conocer a ciencia exacta el rango de cada una de ellas. En estos casos se recomienda empezar la presentación por la persona de mayor rango (edad, estudios, etc.…) y proseguir por un orden de proximidad sin saltos.
No realizar una presentación de alguien que te acompaña cuando te encuentras a una persona, es una falta de respeto y delicadeza. Las normas de cortesía subrayan que "siempre que te encuentres con personas que no se conozcan entre ellas, deberían ser presentadas".
Cuando se realiza una presentación, la tradición de protocolo dice o defiende que un hombre debe levantarse siempre cuando éste se encuentra sentado durante la presentación, y la mujer no salvo a quien te presenten sea una persona mayor o de mucho rango. Esta precepto deja de tener sentido en situaciones informales, entre amigos o familiares.
Los saludos.
Tras la presentación se produce el pertinente saludo. A veces es tan inmediatamente después que puede realizarse al mismo tiempo.
Negar un saludo o no devolverlo evidencia hostilidad, descortesía, ofensa o enojo, en función de la situación en concreto.
Desde el siglo XIX el saludo ha ido perdiendo solemnidad y rigurosidad en la forma de practicarlo. Antiguamente la persona que saludaba a otra de mayor categoría se inclinaba tanto que adoptaba una postura en ángulo recto. Posteriormente se simplifico a una pequeña inclinación del cuerpo, un breve descubrir el sombrero y en la actualidad, un ligero movimiento de cabeza expresa claramente mediante el lenguaje gestual la intención de saludar y reconocer a la persona.
Existen varias fórmulas de saludo en nuestra cultura occidental.
El apretón de manos
El beso
Se remonta a las tribus primitivas como un signo de no agresión, ya que se mostraban las manos desnudas desprovistas de armas.
Esla forma más extendida, profesional y universal de saludo. Se realiza en el transcurso de las relaciones comerciales incluso en países en los que no es la forma habitual de saludo.
PROTOCOLO EN LA EMPRESA
En este apartado me permito compartirles la información de una revista de protocolo que me pareció muy interesante:
Comportamiento en el área laboral.
La cortesía es indispensable en el ámbito laboral; existen ciertas diferencias entre el comportamiento social y el que se utilizará en el lugar de trabajo, lo que no significa que el trato hacia los subordinados sea menos cortés, sino que es diferente. La cortesía se coloca en el tono de voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean, más que en las fórmulas clásicas; no es necesario pedir permiso para entrar o retirarnos de algún lugar o reunión.
Dado la cantidad de mujeres que trabajan ha modificado el tratamiento social que se les imparte, para pasar a ser tratadas prácticamente con la misma cortesía con la que un señor trata a sus colegas hombres.
Dentro de las empresas nos encontramos con una diferencia básica con los medios sociales: un gran respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar.
3. Convivencia.
El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que se ocupa la empresa, o en la que se mueven las personas.
También influirá en la actitud general de un funcionario el eventual contacto con el público y clientes, y sobre todo lo hará la política interna de la empresa. Generalmente son lo directores de éstas quienes marcan el estilo de la vestimenta y, como dada empresa es un mundo diferente, lo ideal será que al incorporarnos a un nuevo trabajo observemos cuidadosamente la actitud general, y nos adaptemos a ella.
También será muy importante que, además de seguir las convenciones sociales tradicionales, seamos naturales y controlados, que sepamos improvisar para resolver situaciones imprevistas; en una palabra, que tengamos una buena dosis de sentido común.
Otro punto importante dentro de la convivencia laboral será el buen humor, el saber sonreír y utilizar un tono agradable de voz. Será mucho más fácil lograr un mejor rendimiento de nuestros colaboradores si los tratamos gentilmente, si tenemos en consideración cada personalidad y actuamos de acuerdo con ello.
4. Vestimenta.
Será muy importante que en una empresa observemos cuidadosamente el grado de formalidad en el vestir, analizando sobre todo a aquellos que tienen el mismo status que el cargo que ocuparemos.
Ante cualquier tipo de duda los hombres usarán traje, preferentemente oscuro, o bien saco y corbata, de colores sobrios.
Las mujeres ejecutivas o empresarias estarán muy atentas a que su ropa sea de la mejor calidad posible, discreta, poco escotada y para nada provocativa; no olvidando el cuidado del peinado y de las manos para que estén en perfecto orden.
Aquí me gustaría compartirles el siguiente link:
http://www.microsoft.com/business/es-es/Content/Paginas/article.aspx?cbcid=414#
5. Tratamiento.
Es la manera correcta que han de tener para dirigirse los miembros de las instituciones, tanto entre sus pares como frente a terceros. La precedencia estará encabezada por los fundadores de la institución y se regirá de acuerdo al organigrama de cada ente en especial.
Entre personas que tienen la misma jerarquía, es frecuente que se produzcan roces, por lo que los individuos con fuertes personalidades deberán ser más controlados y cuidadosos, ya que aún sin intención, podrían avasallar a sus compañeros.
Cuando se desee tener una reunión, lo correcto será que el que tenga la iniciativa vaya, o llame, al escritorio de su igual. No deberemos llamarlo a nuestra oficina a no ser que nos esté visitando alguien cuyo aporte sea de interés para el tema común. Si esta reunión fuera formal, un hombre deberá ponerse de pie cuando entre su colega, lo saludará y presentará a los visitantes, indicándole un asiento antes de sentarse nuevamente. Una mujer actuará de la misma manera, pero permanecerá sentada. De esta manera el visitante notará que quien acaba de ingresar tiene, por lo menos, la misma jerarquía de quién preside la reunión.
Al llegarnos al escritorio de una persona, sin haber solicitado previamente una audiencia, si la encontramos ocupada en el teléfono o con algún tipo de documentación, deberemos esperar a que termine lo que está haciendo antes de comenzar con el tema que nos llevó a visitarla. Como contrapartida no es correcto recibir a una persona y hacerla esperar frente a nosotros mientras hablamos por teléfono, acortaremos la conversación y pediremos que no nos pasen llamadas a fin de concentrarnos en nuestro visitante.
En general los subordinados deben aceptar y seguir lo que indiquen y decidan los superiores. Si hay alguna discrepancia o bien alguna idea que pueda mejorar la ejecución de la tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en privado. Igual tratamiento se dará para el caso de que se sobrecargue de tareas a un dependiente.
Ante la existencia de subordinados, siempre deberán ser tratados con corrección, amabilidad y respeto, siendo conscientes de sus horarios de salida, evitando organizar reuniones o juntas sobre esas horas.
La decisión de pasar del tratamiento de utilizar el apellido de una persona a usar su nombre de pila dependerá de quién tenga mayor jerarquía. En el primer contacto comercial con otra persona será incorrecto usar el nombre de pila. Lo correcto es dar el mismo tratamiento recíprocamente, las excepciones están dadas por :
a) cuando exista gran diferencia de edad;
b) cuando el dependiente pida que lo llamen por su nombre de pila y
c) cuando la relación entre jefe y subordinado sea informal; sin embargo delante de terceros se volverá al tratamiento formal clásico, que hace a la imagen corporativa.
6. Cortesía telefónica.
Institucionalmente la telefonista siempre al atender un llamado deberá presenta a la empresa que representa y seguidamente deberá presentarse asimisma.
Un error muy común en las secretarias es, al explicar que su jefe no puede no puede atender a quien le llama por teléfono porque el mismo se encuentra en una reunión, solicitar que reiteren el llamado.
Lo correcto es tomar el número telefónico de quién llama, nombre y eventual mensaje, respondiendo que en cuando se termine la reunión se devolverá el llamado; a fin de no incomodar a la persona que desea obtener la comunicación.
ACTIVIDAD:
1. Revisa el tema de esta unidad así como el link que te estoy proponiendo.
2. Investiga: ¿Cómo funciona el protocolo laboral en otros países? Menciona por lo menos 3 ejemplos.
3. ¿Cómo funciona el protocolo laboral en tu empresa?
Fecha de entrega 24 de mayo.
En este apartado me permito compartirles la información de una revista de protocolo que me pareció muy interesante:
Comportamiento en el área laboral.
La cortesía es indispensable en el ámbito laboral; existen ciertas diferencias entre el comportamiento social y el que se utilizará en el lugar de trabajo, lo que no significa que el trato hacia los subordinados sea menos cortés, sino que es diferente. La cortesía se coloca en el tono de voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean, más que en las fórmulas clásicas; no es necesario pedir permiso para entrar o retirarnos de algún lugar o reunión.
Dado la cantidad de mujeres que trabajan ha modificado el tratamiento social que se les imparte, para pasar a ser tratadas prácticamente con la misma cortesía con la que un señor trata a sus colegas hombres.Dentro de las empresas nos encontramos con una diferencia básica con los medios sociales: un gran respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar.
3. Convivencia.
El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que se ocupa la empresa, o en la que se mueven las personas.
También influirá en la actitud general de un funcionario el eventual contacto con el público y clientes, y sobre todo lo hará la política interna de la empresa. Generalmente son lo directores de éstas quienes marcan el estilo de la vestimenta y, como dada empresa es un mundo diferente, lo ideal será que al incorporarnos a un nuevo trabajo observemos cuidadosamente la actitud general, y nos adaptemos a ella.
También será muy importante que, además de seguir las convenciones sociales tradicionales, seamos naturales y controlados, que sepamos improvisar para resolver situaciones imprevistas; en una palabra, que tengamos una buena dosis de sentido común.
Otro punto importante dentro de la convivencia laboral será el buen humor, el saber sonreír y utilizar un tono agradable de voz. Será mucho más fácil lograr un mejor rendimiento de nuestros colaboradores si los tratamos gentilmente, si tenemos en consideración cada personalidad y actuamos de acuerdo con ello.
4. Vestimenta.
Será muy importante que en una empresa observemos cuidadosamente el grado de formalidad en el vestir, analizando sobre todo a aquellos que tienen el mismo status que el cargo que ocuparemos.
Ante cualquier tipo de duda los hombres usarán traje, preferentemente oscuro, o bien saco y corbata, de colores sobrios.
Las mujeres ejecutivas o empresarias estarán muy atentas a que su ropa sea de la mejor calidad posible, discreta, poco escotada y para nada provocativa; no olvidando el cuidado del peinado y de las manos para que estén en perfecto orden.
Aquí me gustaría compartirles el siguiente link:
http://www.microsoft.com/business/es-es/Content/Paginas/article.aspx?cbcid=414#
5. Tratamiento.
Es la manera correcta que han de tener para dirigirse los miembros de las instituciones, tanto entre sus pares como frente a terceros. La precedencia estará encabezada por los fundadores de la institución y se regirá de acuerdo al organigrama de cada ente en especial.
Entre personas que tienen la misma jerarquía, es frecuente que se produzcan roces, por lo que los individuos con fuertes personalidades deberán ser más controlados y cuidadosos, ya que aún sin intención, podrían avasallar a sus compañeros.
Cuando se desee tener una reunión, lo correcto será que el que tenga la iniciativa vaya, o llame, al escritorio de su igual. No deberemos llamarlo a nuestra oficina a no ser que nos esté visitando alguien cuyo aporte sea de interés para el tema común. Si esta reunión fuera formal, un hombre deberá ponerse de pie cuando entre su colega, lo saludará y presentará a los visitantes, indicándole un asiento antes de sentarse nuevamente. Una mujer actuará de la misma manera, pero permanecerá sentada. De esta manera el visitante notará que quien acaba de ingresar tiene, por lo menos, la misma jerarquía de quién preside la reunión.
Al llegarnos al escritorio de una persona, sin haber solicitado previamente una audiencia, si la encontramos ocupada en el teléfono o con algún tipo de documentación, deberemos esperar a que termine lo que está haciendo antes de comenzar con el tema que nos llevó a visitarla. Como contrapartida no es correcto recibir a una persona y hacerla esperar frente a nosotros mientras hablamos por teléfono, acortaremos la conversación y pediremos que no nos pasen llamadas a fin de concentrarnos en nuestro visitante.
En general los subordinados deben aceptar y seguir lo que indiquen y decidan los superiores. Si hay alguna discrepancia o bien alguna idea que pueda mejorar la ejecución de la tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en privado. Igual tratamiento se dará para el caso de que se sobrecargue de tareas a un dependiente.
Ante la existencia de subordinados, siempre deberán ser tratados con corrección, amabilidad y respeto, siendo conscientes de sus horarios de salida, evitando organizar reuniones o juntas sobre esas horas.
La decisión de pasar del tratamiento de utilizar el apellido de una persona a usar su nombre de pila dependerá de quién tenga mayor jerarquía. En el primer contacto comercial con otra persona será incorrecto usar el nombre de pila. Lo correcto es dar el mismo tratamiento recíprocamente, las excepciones están dadas por :
a) cuando exista gran diferencia de edad;
b) cuando el dependiente pida que lo llamen por su nombre de pila y
c) cuando la relación entre jefe y subordinado sea informal; sin embargo delante de terceros se volverá al tratamiento formal clásico, que hace a la imagen corporativa.
6. Cortesía telefónica.
Institucionalmente la telefonista siempre al atender un llamado deberá presenta a la empresa que representa y seguidamente deberá presentarse asimisma.
Un error muy común en las secretarias es, al explicar que su jefe no puede no puede atender a quien le llama por teléfono porque el mismo se encuentra en una reunión, solicitar que reiteren el llamado.
Lo correcto es tomar el número telefónico de quién llama, nombre y eventual mensaje, respondiendo que en cuando se termine la reunión se devolverá el llamado; a fin de no incomodar a la persona que desea obtener la comunicación.
ACTIVIDAD:
1. Revisa el tema de esta unidad así como el link que te estoy proponiendo.
2. Investiga: ¿Cómo funciona el protocolo laboral en otros países? Menciona por lo menos 3 ejemplos.
3. ¿Cómo funciona el protocolo laboral en tu empresa?
Fecha de entrega 24 de mayo.
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